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In der Regel wird eine zentrale Adressendatenbank von mehreren Benutzer verwendet. Dabei haben die Benutzer unterschiedliche Umgangsformen mit den Adressen sowie unterschiedliche Umgangsformen mit den einzelnen Ansprechpartner von Firmen oder Organisationen. Entweder wird der persönliche und langjährige, sogar freundschaftliche Kontakt weiterhin mit „Sehr geehrte…“ angesprochen oder die Briefanrede muss von jedem Benutzer vor jedem Export angepasst werden. Mit dem ProIT Personal Communication Tool können individuelle und benutzerabhängige Konfigurationen der Adressanrede in cobra realisiert werden.