In der Projektverwaltung wird unterschieden zwischen generellen Einstellungen zur Steuerung der Anwendung sowie projektdefinierende Einstellungen (Auswahllisten usw.).
Sofern die notwendigen Rechte vorhanden sind, können die Grundeinstellungen über Einstellungen Projekte (Menü Optionen) geöffnet werden.
Im Register Projekteinstellungen können Standardwerte, Anpassungen oder Einstellungen der Funktionalität vorgenommen werden.
Feld |
Funktion |
|---|---|
Aktuelle Projektnummer |
Die aktuelle Projektnummer. Sind bereits Projekte erstellt worden, darf diese Nummer nicht kleiner sein, als die höchste Projektnummer der bereits bestehenden Projekte |
Standardsortierung |
Gibt an, nach welchem Feld die Projektübersicht sortiert werden soll |
Standard Verrechnungsart |
Bei neuen Projekten wird die hier erfasste Einstellung automatisch gesetzt |
Standardsortierung (Adressansicht) |
Gibt an, nach welchem Feld die Projektübersicht im Adressstamm sortiert werden soll |
Status neues Projekt |
Beim Erstellen eines neuen Projektes wird der hier ausgewählte Status automatisch gesetzt |
Archivstatus Projekte |
Archivierte Projekte können ausgeblendet werden. |
Benutzer als Projektleiter |
Anwender wird automatisch als Projektleiter erfasst. |
Nur als Mitarbeiter erfasste Personen anzeigen |
Ist diese Option nicht aktiviert, werden alle Benutzer welche in der Anwendung erfasst sind angezeigt. Ist die Option aktiviert, muss der Benutzer unter Projektverwaltung, Mitarbeiter zuerst zugewiesen werden damit er angezeigt wird. Diese Option ist obsolet, es müssen immer alle Mitarbeiter im Mitarbeiterstamm der Projektverwaltung erfasst werden. |
Projektstandort verwenden |
Mit aktivierter Option wird das Projekt nicht einer Adresse sondern einem erfassten Standort zugewiesen. |
Sortierung der Mitarbeiter nach Nachname |
Mit aktivierter Option werden die Mitarbeiter nach Nachname sortiert, ansonsten nach Vorname. |
Std. Adresstyp |
Bei der Auswahl einer Projektadresse werden diese automatisch mit dem Adresstypen dem Projekt zugewiesen. Die Adresstypen müssen zuerst erfasst werden. |
Projektübersicht Checklisten-Termine anzeigen |
Mit aktivierter Option wird in der Projektübersicht der nächst fällige Checklistenpunkt angezeigt. Kann aus Performancegründen deaktiviert werden. |
Std. Adresstyp Rechnung |
Bei der Auswahl einer Projektadresse werden diese automatisch mit dem Adresstypen dem Projekt zugewiesen. Die Adresstypen müssen zuerst erfasst werden. |
Checklisten-Update bei Teilprojekte |
|
Von-Datum ist Pflichtfeld |
Checkbox aktiveren, wenn das Von-Datum ein Pflichtfeld sein soll. |
Bis-Datum ist Pflichtfeld |
Checkbox aktiveren, wenn das Bis-Datum ein Pflichtfeld sein soll. |
History Kategorie bei Mutation zu Hauptprojekt |
Ein Teilprojekt kann zu einem Hauptprojekt mutiert werden. Dabei kann ein History-Eintrag im entsprechenden Projekt erzeugt werden. Wählen Sie hier die gewünschte Kategorie für den Eintrag aus. Die Kategorien können mit einem Doppelklick auf die Dropdown erfasst werden. |
Geänderte Adressen automatisch updaten |
Wird erkannt, dass eine Adresse im Adressstamm geändert wurde, wird beim nächsten Öffnen des Projektdetails nachgefragt, ob diese Änderungen in den Projektadressen übernommen werden soll. Ist diese Option aktiviert, werden die Änderungen automatisch übernommen, ohne Abfrage. |
Geänderte Adressen in Belegen nachführen |
Ist diese Option aktiviert, werden alle dem Projekt zugewiesene Belege ebenfalls geändert, wenn z.B. die Standart-Adresse in einem Projekt geändert wird. |
Unter Projektstatus können neue Einträge für den Projektstatus hinterlegt oder gelöscht werden.
Unter Adressarten können verschiedene Arten von Adressen (z.B. Lieferadresse, Rechnungsadresse etc.) hinterlegt werden.
Bei Termine / Aufgaben geben Sie an, wie sich das System beim Erfassen von Terminen oder Aufgaben im Projekt verhalten soll. Sie haben die Möglichkeit, im Projekt erfasste Termine und Aufgaben als solche neben dem Eintrag zum Projekt auch in der Terminverwaltung von Comatic zu hinterlegen.
|
Diese lässt sich danach wiederum mit Outlook abgleichen. |
Feld |
Funktion |
|---|---|
Termineintrag erstellen |
Ist die Checkbox aktiv, wird automatisch ein Termineintrag generiert. |
Anzahl Tage vor Terminmarkierung |
|
Termin Startzeit |
Startzeit des Termins. |
Termin Endzeit |
Endzeit des Termins. |
Benachrichtigen |
Zu welchem Zeitpunkt vorher, soll die Benachrichtigung erfolgen. |
Aufgabeneintrag erstellen |
Mittels Auswahlliste auswählen, ob und wie ein Aufgabeneintrag erstellt werden soll. |
E-Mail bei neuer Aufgabe |
Ist die Checkbox aktiv, wird bei Erstellung der Aufgabe, eine E-Mail an die zuständige Person versendet. |
E-Mail-Konto |
Mittels Auswahlliste das E-Mail Konto definieren. |
Anzahl Tage vor Terminmarkierung |
Ein Projekt- oder Checklistentermin wird entsprechend der eingestellten Anzahl Tage zuvor in der Projektübersicht gelb markiert. |
Mailvorlagen bearbeiten |
Hier kann die Mailvorlage bearbeitet werden. |
Verschiedene Kategorien welche beim Erstellen einer Aufgabe ausgewählt werden können, werden unter Kategorien erfasst. Optional kann eine Kategorie mit einem Arbeitsgang verbunden werden, d.h. wenn der Anwender direkt in der Aufgabe die Zeiterfassung auswählt, wird dieser hinterlegte Arbeitsgang direkt als Vorschlag eingetragen.
Definieren Sie im Register Aufgabenstatus die verschiedenen Status einer Aufgabe.
Die Parameter für die Verbindung mit dem Ticket-System werden unter Ticketsystem erfasst. Das Ticketsystem ist optional und muss auf dem Webserver installiert und konfiguriert werden.
Bei Benutzergruppen können optional die Ticketbenutzer in verschiedene Benutzergruppen zwecks besserer Übersicht zugeordnet werden.
Unter Projektteam erfassen Sie die Projektteams. Projektteams können Aufgaben zugewiesen werden, welche entsprechend bei allen Mitarbeiter, welche diesem Projektteam zugewiesen sind, angezeigt werden. Mitarbeitende eines Projektteams können zudem Teamleader sein. Teamleader haben weitere Rechte-Möglichkeiten bei der Zeiterfassung (Freigabe, Änderungen, Anzeige). Im Register Zuordnung werden die Mitarbeiter den Projektteams zugewiesen. Ein Mitarbeiter kann mehreren Projektteams zugewiesen werden.
Unter Dokumentenverwaltung können folgende Einstellungen vorgenommen werden:
Feld |
Funktion |
|---|---|
Mails als MSG-Datei abspeichern |
Wird eine E-Mail aus Outlook per Drag-and-Drop einem Projekt (History) zugewiesen, wird das E-Mail bei aktivierter Option als MSG-Datei in der Dokumentenverwaltung abgespeichert. |
Dokument aus History löschen |
Wird ein Historyeintrag gelöscht, wird das allfällige Dokument ebenfalls aus der Dokumentenverwaltung gelöscht. |
Dokumente in Adresse anzeigen |
Sofern diese Checkbox aktiviert ist sowie die ProIT Dokumentenverwaltung eingesetzt wird, werden alle Projektdokumente im Dokumentenregister bei der Adresse angezeigt. Damit die Dokumente angezeigt werden, muss die entsprechende Adresse im Projekt als Standardadresse hinterlegt sein. |
Im Register Budgets können folgende Einstellungen vorgenommen werden:
Feld |
Funktion |
|---|---|
Wert für Gelb in Budgetkontrolle |
Wird vom Budget diese in % eingegebene Zahl unterschritten, wird das Budget Gelb markiert. Bsp. Gelb = 25 |
Wert für Rot in Budgetkontrolle |
Wird vom Budget diese in % eingegebene Zahl unterschritten, wird das Budget Rot markiert. Bsp. Rot = 5 |
Warnmodus für Budget |
Entweder wird die Stundenlimite, Kostenlimite oder beides für das Anzeigen der Farbe im Budget verwendet. |
Bezeichnung für Projektbudget allgemein |
Der Titel für dieses automatische Budget kann verändert werden. |
Bezeichnung Gesamtprojektbudget |
Der Titel für dieses automatische Budget kann verändert werden. |
Checklisten-Budget automatisch aktualisieren |
Die Bezeichnung des Budgets wird automatisch angepasst, sofern die Bezeichnung des Checklistenpunkts geändert wird. |
Offerierte Stunden und Kosten bearbeitbar |
Ist diese Option aktiviert, können die aus einer Offerte übernommenen Werte in der Budgetübersicht bearbeitet werden. Standard ist, dass diese Werte nicht bearbeitet werden können. |
Tabelle Umrechnungsfaktoren |
Betrifft die Umrechnung in Stunden für die Berechnung des Stunden-Budgets. Beispielsweise bei der Verwendung von Artikeln mit Tages-Ansätzen kann mit dem Umrechnungsfaktor definiert werden, wie viele Stunden ins Budget übernommen werden sollen (z.B. 8 oder 8.25 oder 9 oder...). Wenn bei Offerten / Aufträgen verschiedene Mengeneinheiten zu einem einzigen Zeiten-Budget kumuliert werden sollen, muss für alle verwendeten Mengeneinheiten ein Faktor eingegeben werden, auch wenn der Faktor 1 ist. |
Unter Zeiterfassung können folgende Einstellungen vorgenommen werden:
Feld |
Funktion |
|---|---|
Ansatz immer aus Artikelstamm |
Arbeitsvorgänge können mit Artikel aus dem Artikelstamm verknüpft werden. Ist eine der Option aktiviert, wird der Preis (inkl. Berechnung der Rabatte und Konditionen) resp. die Beschreibung aus dem Artikelstamm für die Zeiterfassung und Abrechnung verwendet. Ist die Preis-Optionen nicht aktiviert, muss der Tarif des Arbeitsvorgang manuell erfasst werden. |
Bezeichnung als Referenz verw. |
Bei aktivierter Option wird die Projektbezeichnung als Referenz bei der Abrechnung verwendet. Ist die Option nicht aktiviert, wird eine allfällig erfasste Projektreferenz als Auftragsreferenz übernommen. |
Beschreibung aus Artikelstamm |
Ist die Beschreibungs-Option nicht aktiviert, wird die Beschreibung aus der Zeiterfassung für die Verrechnung angewendet. |
Zeiteinträge autom. freigeben |
Ist diese Option aktiviert, werden die Zeiten direkt nach dem Erfassen als freigegeben markiert. Ist diese Option nicht aktiviert, müssen die Zeiten via Button entweder in der tabellarischen Ansicht oder im Projektdetail freigegeben werden. |
Zeiterfassung mit Aufgaben |
Pro Zeiterfassungseintrag kann eine Aufgabe verknüpft werden. Ist diese Option aktiviert, werden die entsprechenden Dropdowns bzw. Spalten angezeigt. |
Arbeitszeitrapport bei Übertrag Zeitkonto versenden |
Mit dieser Option kann bestimmt werden, ob der Arbeitszeitrapport automatisch beim übertragen der Arbeitszeit in das Personalmodul versendet werden soll oder ob dieser jeweils manuell ausgelöst wird |
Abgerechnete Zeiten auf 0.25 runden |
Ist diese Option aktiviert, werden alle Zeiten in Aufträgen oder Rechnungen auf 0.25 Stunden gerundet, ansonsten werden die effektiv erfassten Zeiten abgerechnet. |
Nur PDF-Dateien als Spesenbelege erlauben |
Mit Hilfe der mobilen App können Spesenbelege erfasst werden. Ist diese Option aktiviert, werden die erstellen Belege automatisch in revisionssichere PDF-A Dateien umgewandelt. |
Einträge Pause |
|
Standardeinheit Dauer |
Hier kann die Standard-Einheit für Arbeitsvorgänge vom Typ "Dauer" ausgewählt werden. Normalerweise ist das entweder Std. oder Min. |
Anz. Exemplare Arbeitszeitrapport |
Definiert die Anzahl Kopien beim Druck des Arbeitszeitrapports (Mitarbeiterauswertung) |
Zeiterfassungseinträge ändern |
Wer kann alles Zeiterfassungseinträge ändern? Standardmässig ist "alle" hinterlegt. Möglichkeiten: •alle •nur eigene •nur eigene und Teamleader |
Zeiterfassungseinträge freigeben |
Wer kann alles Zeiterfassungseinträge freigeben? Standardmässig ist "Jeder" hinterlegt. Möglichkeiten: •Jeder •nur eigene •nur Teamleader •eigene und Teamleader |
Zeiterfassungseinträge anzeigen |
Wer kann alles Zeiterfassungseinträge sehen? Standardmässig ist "alle" hinterlegt. Möglichkeiten: •Alle •nur eigene •innerhalb Team •eigene oder Teamleader |
Nur eigene Zeiten anzeigen |
Ist diese Option aktiviert, werden in der Zeiterfassung dem Benutzer nur seine erfassten Zeiten angezeigt. Ansonsten sieht er Einträge in der Zeiterfassung von allen Benutzern. |
Eigene Zeiten übertragen |
Ist diese oder die zuvor beschriebene Option aktiviert, kann der Benutzer nur seine eigene Zeiterfassung in das Projekt übertragen. |
Im Register Suchfelder kann definiert werden, welche Felder in der Suchmaske angezeigt werden sollen.
Feld |
Funktion |
|---|---|
SQL-Server |
|
Benutzername |
|
Passwort |
|
Datenbank |
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Tenant-ID |