Im Startmenü Spendenaktionen den Menüpunkt Neue Aktion auswählen. Hier gehen wir darauf ein, wie eine neue Spendenaktion angelegt werden kann und welche Bedeutung die hier getroffenen Einstellungen für die darin verbuchten Spenden haben.
Es öffnet sich das Register Detail Spendenaktion.
Es muss die gewünschte Aktionsart ausgewählt und der Aktionsname definiert werden. Sind für die Aktion alle relevanten Felder ausgefüllt, kann die Aktion abgespeichert werden.
|
Soll die Spendenaktion für die Steuerbescheinigung berücksichtigt werden, muss die Checkbox für Steuerbescheinigung aktiviert werden. |
Neben dieser Einstellung, welche entscheidet, ob die Aktion grundsätzlich Steuerbescheinigungsrelevant ist, kann über die unten markierten Checkboxen definiert werden, ob der Betrag und Mehrbetrag berücksichtigt werden sollen. Nur wenn beide aktiviert sind, wird der gesamte Spendenbetrag aufgeführt.
Soll z.B. nur für die Spenden über dem angefragten Betrag eine Spendenbescheinigung ausgestellt werden, wird diese Checkbox beim Ertragskonto deaktiviert. Standardmässig sind beide Checkboxen jeweils aktiv.
Nachfolgend eine Übersicht der (Pflicht*)Felder:
Feldname |
Feldtyp |
|---|---|
Aktionsart* |
Mit Hilfe der Auswahlliste kann eine Aktionsart gewählt werden. Sobald diese ausgewählt wurde, werden bestimmte Felder aus der Aktionsarten Vorlage übernommen (z.B. Bank/Postkonto, Ertrags- und Aufwandskonto, Reportvorlagen etc.). Damit die Aktionsarten zur Verfügung stehen, müssen diese im Vorfeld unter Spendenverwaltung > Einstellung Spenden > Aktionsarten Vorlage hinterlegt werden. |
Aktionsname* |
Den Name der Aktion definieren. |
Nummer |
Hier kann eine frei definierbare Spendenaktionsnummer hinterlegt werden. Diese Nummer kann sowohl aus Zahlen als auch aus Buchstaben bestehen. |
Angeforderter Betrag |
Der Betrag, welcher beim Auswählen von Adressen für Spendenanfragen als angefragter Betrag CHF übernommen werden kann. |
Betrag drucken |
Möchte man den angefragten Betrag auf dem Einzahlungsschein gedruckt haben, muss diese Checkbox aktiviert werden. |
Frühere Spendenaktion |
Falls die Spendenaktion über eine frühere Aktion verfügt, wird diese hier angezeigt. |
Initiantenart |
Handelt es sich bei der Aktion um einen Initiant, kann mit Hilfe der Auswahlliste eine Initiantenart gewählt werden (z.B. Trauerfamilie, Geburtstag, Heirat). Damit die Initiantenarten zur Verfügung stehen, müssen diese im Vorfeld unter Spendenverwaltung > Einstellung Spenden > Initiantenarten hinterlegt werden. |
Verantwortung |
Die Adresse die für die Spendenaktion verantwortlich ist. |
Von - Bis |
Hier wird der Zeitraum einer Aktion festgelegt und ist u.a. bei Zahlungseingängen massgebend. Erfolgt auf einer Aktion ein Zahlungseingang über ESR-Einzahlungen und ist die Aktion bereits beendet, wird der Zahlungseingang in die unverteilten Spenden verschoben. Ebenso steht bei manuellen Zahlungseingängen, bei bereits abgeschlossenen Aktionen, diese Aktion als Spendenanfrage nicht mehr zur Verfügung. |
Projektleistungsentschädigung (PLE in %) |
In diesem Feld können Sie die prozentuale Pauschale des PLE`s bestimmen.
Beim PLE werden die direkten Kosten, die ein Projekt verursacht und noch weitere (indirekte) strukturelle Kosten gedeckt. PLE werden von der Direktion für Entwicklung und Zusammenarbeit (DEZA) grundsätzlich nur bezahlt, wenn eine Dienstleistung/Unterstützung von einem regionalen Büro oder Hauptsitz geleistet wird (Programm-Steuerung, Monitoring, Evaluationen, Reporting, Projektbesuche und ähnliches).
Da es sich bei der PLE in der Regel um eine Pauschale (%) handelt, verlangt die DEZA im Normalfall eine Berechnungsgrundlage dazu. Bei Schweizer Organisationen, die Spenden erhalten, ist dieser Bereich recht klar definiert, weil die DEZA nur die Organisationen unterstützt, welche von Zentraler Auskunftsstelle für Wohlfahrtsunternehmungen (ZEWO) zertifiziert wurden . Das ZEWO-Zertifikat verlangt von den Zertifizierten, dass die Rechnungslegungsgrundsätze nach dem spezifischen Rechnungslegungsstandard für Nonprofit-Organisationen (Swiss GAAP FER 21) regelmässig kontrolliert werden. |
Für Steuerbescheinigung |
Soll die Spendenaktion für die Steuerbescheinigung berücksichtigt werden, muss die Checkbox aktiviert sein. |
Kontakte erstellen |
Je nach Definition in der Aktionsarten Vorlage ist die Checkbox aktiviert oder deaktiviert. Mit dieser Checkbox kann definiert werden, ob für eine Spendenaktion Kontakteinträge in Cobra erstellt werden. Beim Drucken von Spendenanfragen / Verdankungen, wird pro Spender ein Kontakteintrag in Cobra generiert. |
Initiant |
Der Initiant ist diejenige Person, welche eine Spendenaktion zusammen mit der Spendenorganisation ins Leben gerufen hat. Auslöser der Spendenaktion, beispielsweise beim Typ "Geburtstag", die Person welche sich entschieden hat, statt Geschenke Spenden für einen guten Zweck zu sammeln. |
Dauer |
Sobald die gewünschte Aktionsart ausgewählt wurde, kann die Dauer der Spendenaktion definiert werden. Hierfür wird das Startdatum (von) und das Enddatum (bis) festgelegt. Das Datum können Sie entweder direkt in das von - bis Feld hineinschreiben oder mit einem Klick auf das Kalendersymbol auswählen. |
Vorlage Anfrage |
Vorlage der Spendenanfrage wählen. |
Vorlage Verdankung |
Vorlage der Verdankung wählen. |
Verdankung ab Betrag |
Betrag, ab welchen Spenden für diese Aktion verdankt werden sollen |
Vorlage Initiantenverdankung |
Vorlage der Initiantenverdankung wählen. Bei einer Initiantenverdankung wird dem Initiator der Spendenaktion ein Dankesschreiben anhand der Vorlage erstellt, welches zusätzlich alle Spender auflistet, die bei dieser Spendenaktion gespendet haben. Die Initiatorverdankungsfelder werden freigeschaltet, sobald Sie die Initiantenart ausgewählt haben. |
Vorlage Initianten Folgeverdankung |
Vorlage für Folgeverdankung Initiant wählen. Falls Sie gerne eine weitere Verdankung an den Initiator senden möchten, haben Sie in diesem Feld die Möglichkeit eine Folgeverdankung auszuwählen. |
Bank/Postkonto |
Damit ein Bank-/Postkonto ausgewählt werden kann, müssen diese im Vorfeld unter Grundkonfiguration > Buchhaltung > Konto angelegt worden sein. |
Ertragskonto |
Damit ein Ertragskonto ausgewählt werden kann, müssen diese im Vorfeld unter Grundkonfiguration > Buchhaltung > Konto angelegt worden sein. |
Mehrertragskonto |
Damit ein Mehrertragskonto ausgewählt werden kann, müssen diese im Vorfeld unter Grundkonfiguration > Buchhaltung > Konto angelegt worden sein. |
Aufwandskonto |
Damit ein Aufwandskonto ausgewählt werden kann, müssen diese im Vorfeld unter Grundkonfiguration > Buchhaltung > Konto angelegt worden sein. |
Kst. Ertragskonto |
Damit eine Kostenstelle für das Ertragskonto aus der Auswahlliste gewählt werden kann, müssen diese im Vorfeld unter Grundkonfiguration > Buchhaltung > Kostenstellen angelegt worden sein. |
Kst. Mehrertragskonto |
Damit eine Kostenstelle für das Mehrertragskonto aus der Auswahlliste gewählt werden kann, müssen diese im Vorfeld unter Einstellungen > Buchhaltung > Kostenstellen angelegt worden sein. |
Kst. Aufwandskonto |
Damit eine Kostenstelle für das Aufwandskonto aus der Auswahlliste gewählt werden kann, müssen diese im Vorfeld unter Einstellungen > Buchhaltung > Kostenstellen angelegt worden sein. |
Spendenbetrag |
Steht neben dem Konto (Ertragskonto/Mehrertragskonto) und wird, wenn nicht aktiviert, als Mitgliederbeitrag angesehen anstelle einer Spende. Dies spielt erst bei der Generierung von Verdankungen und Steuerbescheinigungen eine Rolle und hat keinen Einfluss auf die Verteilung der Gelder. |